Privacyverklaring
1. Wie is verantwoordelijk
Bouwivo (www.bouwivo.nl) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website, het klantportaal mijn.bouwivo.nl en de eigen klantadministratie. Bouwivo is een handelsnaam van Sefa Workx (eenmanszaak, KvK 77968832, Ketelven 27, 5464 PS Veghel); alle bedrijfsgegevens staan op Juridische informatie. Vragen over privacy stuur je naar info@bouwivo.nl.
Voor de gegevens die een klant in zijn eigen Bouwivo-omgeving (het CRM en het B2B-bestelportaal) invoert, is die klant de verwerkingsverantwoordelijke en is Bouwivo verwerker. Ben je medewerker, klant of dealer van een bedrijf dat Bouwivo gebruikt, richt je dan voor die gegevens in de eerste plaats tot dat bedrijf. Bouwivo helpt dat bedrijf volgens de verwerkersovereenkomst.
2. Welke gegevens we verwerken
- Bedrijfs- en contactgegevens die je bij bestellen invult: bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer, naam contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
- Account- en beveiligingsgegevens van het klantportaal: e-mailadres, een versleutelde (gehashte) vorm van je wachtwoord, gegevens voor tweestapsverificatie, aanmeldmomenten en een logboek van belangrijke handelingen.
- Bestel- en betaalgegevens: gekozen modules, bedragen, facturen, betaalstatus en Mollie-klant- en betaalkenmerken. Bankgegevens worden door Mollie verwerkt, niet door Bouwivo.
- Communicatie: e-mails en supportvragen, en een registratie van verstuurde e-mails (ontvanger, onderwerp, tijdstip, gelukt of niet – nooit de inhoud of eenmalige links).
- Technische gegevens: een versleutelde (gehashte) vorm van je IP-adres om misbruik te voorkomen, en technische logbestanden van de servers.
- Als verwerker: de gegevens die een klant in zijn Bouwivo-omgeving invoert, zoals gegevens van zijn medewerkers (naam, e-mailadres, rol, aanmeldgegevens) en van zijn klanten en dealers (contact-, adres-, offerte-, order- en bestelgegevens). Voor uitnodigingen en wachtwoordlinks gebruikt Bouwivo het e-mailadres dat de klant heeft ingevoerd.
3. Waarvoor en op welke grondslag
- Uitvoeren van de overeenkomst: account en omgeving aanmaken, uitnodigingen versturen, implementatie, facturatie en support.
- Wettelijke plicht: bewaren van de administratie (fiscale bewaarplicht van 7 jaar).
- Gerechtvaardigd belang: beveiliging van de website en de Dienst, voorkomen van fraude en misbruik, het verbeteren van de Dienst met geanonimiseerde of samengevatte gegevens, en zakelijke communicatie met bestaande klanten.
4. Met wie we gegevens delen
We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn voor onze dienst: Mollie B.V. (betalingen), onze hosting- en serverprovider in de Europese Unie, onze e-mailprovider (verzenden van uitnodigingen, wachtwoordlinks, facturen en meldingen) en onze boekhouder. Met deze partijen zijn afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding. Gegevens worden verstrekt aan overheidsinstanties als de wet ons daartoe verplicht. We verkopen geen gegevens en gebruiken geen gegevens voor advertenties.
5. Doorgifte buiten de EU
De Bouwivo-omgevingen en het klantportaal draaien op servers in de Europese Unie. De website laadt lettertypen via Google Fonts; daarbij wordt je IP-adres aan Google doorgegeven, dat gegevens ook buiten de EU kan verwerken. Google past daarbij de door de Europese Commissie goedgekeurde waarborgen toe.
6. Bewaartermijnen
- Bestel- en factuurgegevens: 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht.
- Gegevens van niet-afgeronde bestellingen: 6 maanden.
- Gehashte IP-adressen voor misbruikbeveiliging: 24 uur.
- Accountgegevens van het klantportaal en het logboek: zolang de overeenkomst loopt en daarna maximaal 2 jaar, tenzij een langere wettelijke termijn geldt.
- Gegevens in een Bouwivo-omgeving: tot 30 dagen na het einde van de overeenkomst (exporttermijn); daarna verwijdert Bouwivo de omgeving en de back-ups daarvan.
7. Cookies en lokale opslag
bouwivo.nl gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. Het klantportaal gebruikt één functionele sessiecookie om je aangemeld te houden. Het CRM bewaart in je browser je aanmeldsessie en instellingen (zoals taal, weergave en een concept-bestellijst). Hiervoor is geen toestemming nodig, omdat deze opslag strikt noodzakelijk is voor de dienst die je gebruikt.
8. Beveiliging
De website en de Dienst werken uitsluitend via een versleutelde verbinding (HTTPS). Iedere klant heeft een eigen, afgeschermde omgeving met een eigen database. Wachtwoorden worden alleen gehasht opgeslagen, tweestapsverificatie is verplicht voor de hoofdbeheerder, back-ups worden versleuteld en toegang tot gegevens is beperkt tot personen die dat voor hun werk nodig hebben. Ondanks deze maatregelen kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen. Zie je een kwetsbaarheid, meld die dan via Juridische informatie.
9. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Stuur je verzoek naar info@bouwivo.nl; we reageren binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit aan te tonen. Gaat het om gegevens in de omgeving van een bedrijf dat Bouwivo gebruikt, dan sturen we je verzoek door naar dat bedrijf. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina; belangrijke wijzigingen melden we aan klanten per e-mail of in de Dienst.